前段时间和大家提到了我的一些关于时间管理的思路,有的人看完之后跟我说“我不需要这么麻烦的时间管理”。是的——如果你每天的事情很少,少到可以用脑子记住,用工具实现时间管理反而是一种累赘。一旦你日程和任务的数量达到一定级别,你会发现,开始学习使用时间管理工具优化工作流程是非常自然发生的事情,甚至不用自己刻意开始。总的来说,在时间管理这件事上,个体差异较大。我建议,你可以在不断的实践中慢慢优化、摸索到最适合自己的时间管理策略,而不是盲目地使用他人的方法。

 今天说一说我在时间管理中总结出的一个思想:基于触发器(Trigger)的时间管理策略

 

什么是触发器(Trigger)?

别去百度了,这是我自己发明的一个概念。所谓触发器,指的是一个触发你开始执行任务的一个事件或者事物。比如:滴答清单在 12:00 提醒我去吃饭的路上顺便带点水果回来(App推送触发我“买水果”这个动作),或者小明给我打了个电话说下午抽时间见个面(小明的电话触发我“下午和小明见面”这个动作)。

根据科学研究,人类大脑在进行“多任务处理”时的效率远远低于“单任务处理”,这是因为我们的大脑在切换思维时的成本非常高。(实际上在计算机领域也是一样的,我们称之为上下文切换带来的性能消耗)因此,基于触发器的时间管理方式认为:在你被一个触发器触发前,你应该专注于当前手头上的任务,而不是时不时想一下“我有没有下一个任务”或者“我有没有忘记什么事情”

这样的做法,避免了“上下文切换”带来的巨大的效率损耗和失误率的升高,使得你在面对大量的任务时,仍然能够最大程度集中精力解决当前问题。

 

 

如何运用触发器(Trigger)进行时间管理

使用触发器进行时间管理的最终目的是,确保任何可能打扰到你大脑环境的整洁的东西都已经被清除。因此,你需要确保那些你即将要做的任务都已经设置了稳固的触发器来提醒你,然后让它们在大脑中消失。

何为“稳固的”触发器?就是那些你信赖的、能够在预设的时间提醒你的触发器。它可以是一个 App,也可以是你的一个时间观念非常强(你知道他肯定不会出差错)的朋友。鉴于有一个这样的朋友是“得之我幸,不得我命”的一件事,因此我们还是把目光放在 App 上吧。

最近优秀的待办类 App 着实非常多,之前推荐滴答清单的次数比较多了,为了避免广告嫌疑,在这篇文章里我不再指明需用的 App,只提供与具体的 App 无关的管理思路,你可以自行寻找适合自己的触发器 App。(不过对于事情比较繁杂、渴望有一个非常健全好用的管理工具的人,我仍然推荐使用付费订阅的滴答清单)

很多 App 提供了基于时间的提醒和基于位置的提醒,通常考虑到定位的偏差之类的问题,我会觉得基于位置的提醒并不实用。不过我仍然建议大家把两种方法都试一试,找出适合自己的方法(通常是时间为主)。

基于触发器的时间管理的核心是要专注当前的事物或任务(即使当前的任务是休息),并且避免进行不需要的回忆。因此,别再觉得“我一定会记得中午要去打印店扫描文件”了,花几秒钟的时间用 Siri 新建一个提醒事项吧。

 

使用触发器(Trigger)进行时间管理的好处

我还是想再重复告诉你一遍,使用基于触发器的时间管理方法,最重要的是专心休息、专心工作,避免思考“我下一步要做什么”或者“我是不是忘了什么”;所以它的好处也非常明显:一方面,它提高了工作的效率;另一方面,避免了心理上的紧张和焦虑情绪。

经过我的亲身试验,无论是繁忙或是轻松,使用基于触发器的时间管理都是一个良好的时间管理方案。因此,推荐你也试一试。如果你有更好的实践,不妨在留言中告诉我。